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22/03/2012

UFG: CASO DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE BACKOFFICE


Madrid, 13 de marzo 2012.

UFG es una compañía gasista especializa que opera en los mercados internacionales del gas natural licuado (GNL) y también a nivel nacional, donde se ha consolidado como un operador clave de referencia. En la actualidad es uno de los tres primeros operadores del mercado gasista español, tanto por ventas totales como por cuota de mercado.

Desde su constitución en 1998, apostó por una participación activa en todas las fases de la cadena de valor del gas natural (desde el aprovisionamiento en origen hasta la comercialización, hasta la licuefacción, transporte marítimo, regasificación y distribución) y, por tanto, en las infraestructuras necesarias para asegurar el control de los procesos y alcanzar así una mayor flexibilidad operativa.

Sus principales activos lo componen las plantas de licuefacción de Damietta (Egipto) y Qalhat (Omán), su flota de dos buques metaneros y sus participaciones en la plantas de regasificación de Sagunto y Ferrol.

Los movimientos corporativos señalados impusieron un importante reto para UFG: sustituir su ERP en un periodo de tiempo muy breve, puesto que la discontinuidad de los sistemas corporativos de back-office, desarrollados a medida para las empresas del grupo Unión Fenosa, estaba prevista para principios del año 2011.

Teniendo en cuenta este complejo escenario y la necesidad de realizar los cambios de forma ágil, tanto las áreas funcionales, como el departamento de Sistemas de UFG se pusieron manos a la obra. Después de poner en marcha un detallado proceso de análisis, su primera decisión fue la selección de SAP como el software sobre el que cimentar su futuro sistema ERP.

La segunda fue convocar un concurso para seleccionar, entre algunas de las compañías de referencia del mercado, la que se encargaría de realizar su implantación. Tecnocom fue la consultora seleccionada atendiendo a criterios como la competitividad de la oferta presentada, así como al nivel de flexibilidad mostrado para adaptarse a las características y necesidades propias de UFG: una empresa con un volumen de negocio muy relevante, pero con una estructura de decisión ágil y un colectivo de personas altamente preparado y comprometido con el proyecto.

Módulos y soluciones

El alcance inicial del proyecto implicaba la implantación de los siguientes módulos y soluciones:

  • Área financiera: Contabilidad, controlling, tesorería avanzada, gestión presupuestaria, planificación y consolidación empresarial.
  • Área de Compras: Compras y gestión de materiales (en SEGAS – sistema estándar de gestión de almacenes).
  • Área de recursos humanos: Administración de personal, cálculo de nómina, desarrollo profesional, gestión de tiempos y visualización de la organización empresarial.
  • Interfases con los aplicativos de negocio de UFG.

Durante el desarrollo del proyecto se identificó la necesidad de ampliar el alcance del mismo y se decidió incorporar los siguientes desarrollos, módulos y soluciones:

  • Soluciones de OpenText para el escaneado y entrada de facturas en formato electrónico.
  • SAP Enterprise Portal, tanto para su uso como Portal del Empleado como para una serie de procesos horizontales de la compañía vinculados con la presupuestación y las compras.
  • SAP Business Objects para dotar al grupo de una herramienta de información más completa.

El diseño y ejecución del plan de formación, orientado a la capacitación inicial de los empleados, fue absolutamente clave: la formación ‘onjob’ para apoyarlos en su utilización y facilitar la gestión del cambio.

En ese sentido, un factor fundamental que favoreció el éxito en la implantación de SAP fue la total y decidida implicación de la alta dirección y de las áreas usuarias en el desarrollo del proyecto. Desde el primer momento, todas ellas colaboraron activamente en el análisis y la toma de decisiones, así como en la fase de pruebas e implantación final.

Beneficios y planes

UFG ha conseguido, con el desarrollo de este proyecto, que todos los procesos internos de su BackOffice tengan como soporte una solución probada y de última generación, desarrollada en una plataforma estándar y abierta a múltiples proveedores, y totalmente integrada con sus procesos de negocio.

Las nuevas herramientas implantadas permiten facilitar el proceso de cierre contable acelerado implantado en el grupo (el último día de cada mes), y el balance mensual consolidado cinco días más tarde.

Características como la gestión multipaís, multimoneda y multiidioma, así como la forma en la que SAP gestiona las estructuras organizativas, la parametrización de los procesos, los permisos o los datos maestros, facilitarán la extensión del modelo organizativo de UFG a otras empresas del grupo o la integración futura de esta herramienta de gestión en nuevas empresas.

El catálogo de soluciones con el que cuenta SAP ha posibilitado también dar cobertura a procesos de negocio alrededor del ERP de una forma estándar, sin necesidad de interfaces y en un tiempo record.

La implantación de SAP Enterprise Portal ha facilitado la forma en la que la totalidad de los empleados de UFG interactúan con los procesos más distribuidos, administración y recursos humanos, pudiendo utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil con navegador para participar en los procesos horizontales de la compañía.

UFG ha previsto realizar roll outs a otras empresas del grupo UFG y aprovechar el catálogo de soluciones de SAP para seguir dando respuesta a los nuevos procesos de negocio.